Ferramentas para Gerar Mudança em Ambientes e Times





30 de Outubro de 2020 - #Agilidade



Nos agentes de mudança temos que ter sempre ferramentas e práticas em nossas mangas para ajudar nossas organizações a fazer as mudanças necessárias e neste post maravilindo vamos falar sobre essas ferramentas!





Se você caiu de paraquedas aqui, é muito bacana dar uma lida no post anterior, lá falamos mais sobre estratégias e tipos de resistências que temos nas nossas empreitadas de mudança em nossas organizações. Afinal, precisamos entender o porque de estarmos aplicando alguma ferramenta, certo?


Ferramentas e Técnicas para Gerar Mudança


Statik


System Thinking Approach to Introduce Kanban duas calmas antes dessa hora! Primeiro o nome é complexo mas o sistema em si não, e segunda, ela é originária da implementação do Kanban porém aqui iremos utilizar mais no sentido de entender o contexto como um todo.


O STATIK é uma ferramenta exploratória que nos ajuda a entender o contexto como um todo para que possamos melhorá-lo de alguma forma. Ele consiste em 8 passos e você pode se basear neles para entender o contexto que você gostaria de mudar:


  • 1 - Entenda quem é seu cliente.
  • 2 - Entenda as insatisfações com o sistema de trabalho atual.
  • 3 - Analise a demanda da organização.
  • 4 - Analise a capacidade da organização.
  • 5 - Modele o Workflow.
  • 6 - Identifique as Classes de Serviço.
  • 7 - Modele o Kanban.
  • 8 - Rollout.


Algumas literaturas dizem para o statik ser aplicado em formato de workshop, eu já apliquei de forma exploratória fazendo perguntas e entendendo o contexto da organização enquanto as coisas aconteciam.


Como meu objetivo aqui não é entrar no bit de cada ferramenta, e sim te dar um leque para que você possa pesquisar aquele que te faça mais sentido, não vou adentrar muito neste assunto. Você pode dar uma olhada melhor sobre statik aqui. =)


MVP com Planos de Melhoria Continua


Cheguei a testar alguns modelos para planejamento, execução e colha de resultados de melhoria contínua (A3, planos de ação, entre outros modelos). Dentre desses modelos comecei a notar que acabamos nos prendendo sobre sua execução com relação aos seus resultados, pois para contexto o resultado chegará de forma diferente, não sendo possível chegar nos resultados que você estava esperando de início. Logo, me senti presa em cada um deles.


Foi então que conheci a ideia do MVP atrelado a planos de ação, e valeu ao Diego Pirolla por ter me mostrado esse modelo. Este modelo consiste em você analisar o contexto, gerar hipóteses, determinar quais entregáveis de melhorias fará, quais resultados espera e determinar uma data final para entrega. Você executa o MVP e se ele validar suas hipóteses com os resultados esperados, você continua evoluindo, se não joga fora e parte para outra hipótese.


Esta é uma boa forma de não nos apegarmos a planos de ação que talvez não tragam tanto resultado ou não façam sentido para os times. Falamos um pouco como medir resultados dos nossos planos de ação aqui neste post, caso você queira dar uma olhadinha. =)


    Gerar Reflexão


    Uma forma de fazer com que as organizações mudem é fazer com que elas gerem reflexões e tomem consciência sobre si mesmas. Existem diversas ferramentas que podemos utilizar para fazer isso, como: Move Motivators, Futurespectives, Statik, tornar os processos visuais, retrospectivas e diversas outras ferramentas que podemos usar, como já temos um post pronto com mais detalhes sobre isso, não vou me adentrar muito neste tópico.


    Evidenciar Problemas.


    Imagine o seguinte cenário, você já sabe que uma das disfunções do time é que ele está trabalhando em stories muito grandes e por isso seu leadtime sempre é muito grande. Para evidenciar este problema, você começa a mostrar o leadtime do time diariamente, e outros tipos de problema que stories grandes podem gerar, porém você não dá a dica de que a causa raiz são os tamanhos das stories. Você apenas vai evidenciando e tornando visível cada tipo de problema, deixando o traço para que o time vá observando e tomando consciência de si a fim de encontrar a causa raiz.


    O que é mais fácil a gente aceitar: alguém vir falar para gente que engordamos e precisamos emagrecer, ou a gente mesmo se olhar no espelho e perceber que nossas roupas não estão servindo e a partir daí começar a fazer um regime? Sempre temos a tendência natural (e às vezes inconsciente) de não ouvir muito bem a opinião das outras pessoas, e isso piora quando colocamos a opinião de um indivíduo contra a opinião de um grupo já estabelecido.


      Fixar Conhecimentos.


      Como vimos anteriormente, para que um conhecimento se torne automático em nós, existe um processo de aprendizagem, onde praticamos aquele conhecimento, reforçando-o de forma que em determinado momento ele se torne automático. Se não praticarmos o suficiente, acabamos perdendo esse conhecimento e voltamos a velhos hábitos.


      Quando estamos educando a organização para uma nova mudança, precisamos estar muito ligados nisso e tentar proporcionar todas as ferramentas e oportunidades para que a organização pratique este conhecimento até que ele se torne fixo. Por tanto, precisamos encontrar formas de repetir a aprendizagem deste conteúdo varias e varias vezes.


      Existe uma teoria desenvolvida por Hermann Ebbinghaus sobre a diminuição da capacidade de retenção de novos conhecimentos, de forma que os seres humanos vão perdendo a memória do novo conhecimento com o decorrer do tempo.


      Neste gráfico vemos a linha azul que indica a falta de revisão onde em questão de um mês já esquecemos praticamente tudo que aprendemos. Por tanto, para fixarmos por mais tempo, devemos revisar o conteúdo aprendido com certa frequência, no gráfico temos as cadências de algumas horas depois do conhecimento absorvido, depois 24 horas, depois um semana, depois um mês e assim por diante.


      Precisamos tentar criar uma frequência para organizar oportunidades de revisão, elas podem ser workshops, apresentações, exercicios de analise junto a organização, quizes, gamificação, o importante é encontrar formas criativas para praticar este novo conhecimento junto a organização.


      Ferramentas de Reenergização.


      Quando a organização percorre um grande caminho, ela precisa parar para tomar fôlego e poder continuar na sua jornada. É como se tivéssemos numa corrida e para atingirmos uma distância mais longa precisarmos parar alguns minutos para nos hidratar e tomar fôlego. Até parece que é algo simples e com pouco valor mas é justamente tomando esse fôlego que garantimos que iremos mais longe!


      Algumas empresas em que trabalhei pagavam happy hours, cafés da manhã, churrasco, champanhe, almoços e até liberaram um budget para o time usar para comemorar da forma que achasse que fizesse mais sentido. Infelizmente não são todas as empresas que provêm estas oportunidades, mas nada nos impede de organizarmos por nossa conta algum tipo de evento desses.


      Existem muitas outras dinâmicas que podemos aplicar também, uma delas é o Kudo Cards, e existem outras diversas dinamicas no site FunRetrospectives.




















Conclusão


Hoje vimos algumas ferramentas e práticas que podemos utilizar para gerar mudanças em nossos ambientes e em nossas organizações, dar aquele fôlego e até mesmo como fixar por mais tempo conhecimentos. No próximo post iremos falar sobre Quais Ferramentas Podemos usar para Gerar Reflexão e Evolução Contínua. Pois para que possamos gerar mudanças, precisamos primeiro refletir para identificar o que devemos mudar.




#GifMotivacional



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